Faktura musí obsahovat: identifikaci dodavatele a odběratele (jméno, adresa, IČO), číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, popis služby/zboží, částku a způsob platby. Jako OSVČ neplátce DPH neuvádíte DPH. Nejjednodušší cesta je použít online fakturační nástroj, který za vás pohlídá všechny náležitosti.
Co je faktura a proč ji potřebujete
Faktura je doklad, kterým požadujete platbu za dodané zboží nebo službu. Není to smlouva - je to účetní a daňový doklad, který dokumentuje obchodní transakci.
Proč fakturovat
- Právní ochrana - faktura je důkaz, že jste službu poskytli a máte nárok na platbu
- Daňová evidence - potřebujete doklady pro daňové přiznání a případnou kontrolu
- Profesionalita - firemní klienti fakturu vyžadují pro své účetnictví
- Přehled o financích - evidujete co jste fakturovali, co je zaplaceno a co ne
Povinné náležitosti faktury
Faktura musí obsahovat určité údaje, aby byla platným daňovým dokladem. Liší se podle toho, zda jste plátce DPH nebo ne.
Faktura neplátce DPH (běžný OSVČ)
- Označení dodavatele - jméno/název, adresa sídla, IČO
- Označení odběratele - jméno/název, adresa, IČO (pokud je podnikatel)
- Číslo faktury - unikátní číslo v rámci vaší číselné řady
- Datum vystavení - kdy jste fakturu vystavili
- Datum splatnosti - do kdy má být zaplaceno
- Popis služby/zboží - co přesně fakturujete
- Částka - celková suma k úhradě
- Způsob platby - bankovní převod, hotovost
- Číslo bankovního účtu - kam má klient platit
Na fakturu uveďte text „Nejsem plátce DPH" - předejdete dotazům od účetních vašich klientů. Není to povinné, ale je to dobrá praxe.
Faktura plátce DPH (navíc obsahuje)
- DIČ - daňové identifikační číslo dodavatele i odběratele
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) - datum dodání služby/zboží
- Základ daně - částka bez DPH
- Sazba DPH - 12% nebo 21%
- Výše DPH - kolik činí daň
- Celková částka včetně DPH
Číslování faktur
Čísla faktur musí tvořit souvislou řadu. Běžné formáty:
- Jednoduché: 1, 2, 3, 4...
- S rokem: 2025001, 2025002, 2025003...
- S prefixem: FV2025-001, FV2025-002...
Typy faktur
Běžná (vydaná) faktura
Vystavujete ji, když fakturujete klientovi za vaši práci. Nejčastější typ faktury pro OSVČ a freelancery.
Zálohová faktura (proforma)
Požadujete zálohu před zahájením práce. Není daňový doklad - slouží jako výzva k platbě. Po přijetí zálohy vystavíte daňový doklad k přijaté platbě.
- Kdy použít: U nových klientů, u větších projektů, u zakázek s materiálovými náklady
- Obvyklá výše: 30-50% z celkové ceny
Dobropis (opravný daňový doklad)
Vystavujete při reklamaci, slevě nebo chybně vystavené faktuře. Snižuje původní fakturovanou částku.
Přijatá faktura
Faktura, kterou dostáváte od dodavatelů za nákupy pro podnikání. Potřebujete ji jako doklad pro uplatnění výdajů.
Jak vystavit fakturu - krok za krokem
Vaše IČO, adresa sídla, bankovní účet. Údaje klienta: název firmy, IČO, adresa (ověřte v ARES - ares.gov.cz).
Můžete použít Excel šablonu, Word dokument nebo online nástroj. Online nástroje jako Fakturomat.cz vám automaticky hlídají náležitosti, číslování a generují PDF ke stažení.
Dodavatel, odběratel, číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti, položky (popis + cena), celková částka, číslo účtu.
Fakturu odešlete emailem jako PDF. Zaevidujte si ji (číslo, datum, částka, klient, stav platby). Sledujte splatnost a případně posílejte upomínky.
Splatnost a řešení neplatičů
Obvyklé lhůty splatnosti
- 7 dnů - pro malé částky a stálé klienty
- 14 dnů - nejběžnější splatnost pro OSVČ
- 30 dnů - standard u firem a korporátů
- 60-90 dnů - u velkých firem (vyjednávejte kratší)
Když klient neplatí
- Den po splatnosti: Přátelský email - „Dobrý den, faktura č. X je po splatnosti, prosím o úhradu"
- Týden po splatnosti: Telefonát - zjistěte důvod, dohodněte termín
- 14 dnů po splatnosti: Druhá upomínka s upozorněním na úrok z prodlení
- 30 dnů po splatnosti: Předžalobní výzva (doporučeně poštou)
- 60+ dnů: Soudní vymáhání nebo postoupení pohledávky
U nových klientů vždy požadujte zálohu (30-50%). U větších projektů fakturujte průběžně (měsíčně nebo po milnících). Ověřte si klienta v registru dlužníků a v ARES. Špatně platící klient stojí víc času než zakázka vydělá.
DPH a fakturace
Neplátce DPH
Většina začínajících OSVČ není plátcem DPH. Na faktuře uvádíte pouze celkovou částku bez rozlišení DPH. Registrace k DPH je povinná při obratu nad 2 000 000 Kč za 12 měsíců.
Kdy se dobrovolně registrovat k DPH
- Ano: Fakturujete převážně plátcům DPH (firmy si DPH odečtou, vaše cena je pro ně stejná)
- Ano: Máte vysoké vstupní náklady (vybavení, materiál) - můžete si DPH odečíst
- Ne: Fakturujete převážně koncovým zákazníkům (neplátcům) - vaše cena se zvýší o 21%
- Ne: Nechcete extra administrativu (měsíční/čtvrtletní přiznání k DPH)
Časté chyby při fakturaci
- Chybějící náležitosti - faktura bez IČO, data splatnosti nebo čísla faktury není platný doklad
- Špatné IČO/adresa klienta - vždy ověřte v ARES (ares.gov.cz), účetní klienta fakturu vrátí
- Nepravidelné číslování - přeskočená čísla nebo duplicity způsobí problémy při kontrole
- Nesledování plateb - nevíte, kdo zaplatil a kdo ne, přicházíte o peníze
- Pozdní fakturace - fakturujte ihned po dodání, ne za měsíc. Čím později fakturujete, tím později dostanete zaplaceno
- Nejasný popis služby - „Práce za březen" nestačí. Popište konkrétně: „Tvorba webových stránek dle smlouvy č. X"
Fakturujte pravidelně - ideálně vždy 1. v měsíci za předchozí měsíc, nebo ihned po dokončení projektu. Nastavte si připomínku na kontrolu nezaplacených faktur každý týden. Čím dřív zjistíte neplatícího klienta, tím snáz problém vyřešíte.
Nástroje pro fakturaci
Online fakturační nástroje
Excel / Google Sheets
Pro úplný začátek stačí jednoduchá tabulka se šablonou faktury. Výhoda je plná kontrola, nevýhoda je ruční správa číslování a žádná automatizace. Vhodné pokud vystavujete 1-2 faktury měsíčně.
Komplexní fakturační systémy
Pokud potřebujete pokročilejší funkce jako automatické upomínky, napojení na banku, hromadnou fakturaci nebo propojení s účetnictvím, existují placené systémy (Fakturoid, iDoklad, Vyfakturuj). Ty se vyplatí při desítkách faktur měsíčně.
Časté otázky
Musím jako OSVČ vystavovat faktury?
Pokud nejste plátce DPH a prodáváte koncovým zákazníkům, nemusíte vystavovat fakturu - stačí příjmový doklad. Ale v praxi fakturu vystavuje téměř každý OSVČ, protože ji vyžadují firemní klienti pro své účetnictví. Zvyk fakturovat od začátku vám ušetří problémy.
Jaká je zákonná splatnost faktury?
Zákon nestanovuje pevnou splatnost - je to dohoda mezi stranami. Obvyklá splatnost je 14 dnů, u větších firem 30 dnů. Doporučujeme stanovit splatnost ve smlouvě nebo na faktuře. Pokud není uvedena, platí obecná pravidla občanského zákoníku (30 dnů).
Co dělat, když klient nezaplatí fakturu?
Nejprve pošlete upomínku emailem (den po splatnosti). Po týdnu zavolejte. Po 14 dnech pošlete druhou upomínku s upozorněním na úrok z prodlení. Po 30 dnech zvažte předžalobní výzvu. Zákonný úrok z prodlení je repo sazba ČNB + 8 procentních bodů. Prevence: zálohy předem u nových klientů.
Musí být faktura v češtině?
Pro tuzemské plnění neexistuje povinnost vystavovat fakturu v češtině, ale pro daňové účely musí být srozumitelná finančnímu úřadu. U zahraničních klientů je běžné vystavovat fakturu v angličtině. Doporučení: pro české klienty česky, pro zahraniční anglicky.
Kdy se musím registrovat jako plátce DPH?
Povinnost registrace vzniká při obratu nad 2 000 000 Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců. Můžete se registrovat i dobrovolně - má to smysl, pokud fakturujete převážně plátcům DPH (mohou si DPH odečíst). Jako neplátce DPH na faktuře DPH neuvádíte.